ビジネスメールはどう送る？返信の仕方を解説！

日常生活で使うことが少なくなってきたメールですが、
ビジネスでの企業とのやり取りはメールがほとんどです。

いざ、ビジネスメールの送信や返信で
「これって失礼にならないかな？」
と不安に思うことがありませんか？

メールは都合の良い時間に読めるとはいえ、
相手に時間を取らせることに変わりはありません。
そのため、相手に失礼がなく、
何を伝えたいのかわかりやすい内容や様式であることが重要です💡

ここでは、ビジネスメールを送る際に、
おさえておくべき基本的な考え方について、
３つのポイントをまとめて紹介していきます！

意識してほしいポイント３つ！

①「読みやすく簡潔に」

ビジネスの現場では、
１日にたくさんのメールをチェックする必要があり、
１通１通に長い時間をかけることはできません。
そのため、さっと読んで用件が伝わるような、
簡潔なメールが好まれます。
具体的には、
「改行する」「ポイントをリスト化する」など、
だらだらと文章が続くのを避けましょう。

②「メールと電話を使いわける」

メールは手軽ではありますが、
相手がすぐに読めない可能性もあるので、
急ぎの要件であれば電話やチャットも併用しましょう。
メールで要件をまとめて先に送り、
あとから電話し、すぐにチェックしてほしい旨を伝えるのも良い方法です！

③「返信はできるだけ早めに」

届いたメールに対して返信が必要な場合、
長時間放置するのは相手に失礼です。
遅くとも1営業日以内に返信するようにしましょう。
すぐに回答するのが難しい内容であれば
「確認次第、改めて連絡いたします」や、
「○月△日までに回答いたします」のように
返信するだけでも印象が変わります。

送信前に最後のチェックをしよう！

その他注意すべき点も確認してからメールを送りましょう。

①送り先や名前に間違いはないか

メールを送る際は必ず、
送り先や名前に間違いがないかを確認しましょう。
送り先を間違えると大きなトラブルになりかねません。

②本文の誤字脱字はないか

前述の送り先や名前の間違いと同じように、
メール本文の誤字脱字にも気をつけましょう。
メールは手軽に使えてしまう分、
誤字脱字や言葉遣いのチェックなどはおろそかになりがちです。

③二重敬語や誤った敬語になっていないか

相手に失礼な言葉を使わないよう意識するあまり、
間違った敬語を使用していないか確認しましょう。
代表的なものとしては「社長様」「部長様」などが挙げられます。
役職はそれだけで敬称の意味を持っています。

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はじめのうちは、
ビジネスメール特有の書き方に戸惑うことが多いと思います。

まずは、これらのポイントを意識し、
「自分に届くメールがこうだったら助かる」
など、受け手の立場になって考えてみると良いかもしれません🌸

相手を思ったメールのやり取りを心がけることで、
良い関係値を築くことができるかもしれません！