【初級編】ビジネスメール9つのマナー！

ビジネスメールの「正しい」送り方をご存知ですか？
正しくビジネスメールを送るには、
守るべき以下の9つのマナーがあります。

================
1.宛先
2.件名
3.添付ファイル
4.宛名
5.挨拶と名乗り
6.要旨と詳細
7.結びの挨拶
8.署名
9.返信・転送
===============

これらをひとつでも抜かしてしまうと、
失礼にあたります。
今回は基本的なマナーを説明していきます！
まだキャリアの浅い方は要CHECKです！

1.宛先

〈To.Cc.Bccを正しく使い分ける〉
宛先は3種類あり、どれに入力しても相手には届きますが、
それぞれに役割や見え方が違いがあります。

To：宛先
複数のメールアドレスを入力することができます。
宛先は、そのメールに｢対応してほしい人｣を記載します。

Cc：Carbon Copy（複写）
複写のため、Toの人のように対応を求めないものの、
｢状況を把握しておいて欲しい人｣や｢情報を共有したい人｣のメールアドレスを入力します。

Bcc：Blind Carbon Copy（見えない複写）
ToやCcの宛先を入れた人に｢送ったことを知られたくない｣場合に使います。
ToやCcに入れた人からは、
Bccの人のメールアドレスは見えません。

2.件名

〈具体的な件名を付ける〉
件名は、具体的にしないとぱっとみただけでは用件がわかりません。
後回しにされたり、迷惑メールだと思われてしまう可能性がある上、
読まれずにゴミ箱へ・・・ということにもなりかねません！
読んでもらえる件名にするには、
「いつの」「何の」用件で、
「どうしたいのか」「どうしてほしいのか」がわかるようにしましょう。

3.添付ファイル

〈添付ファイルの取扱に注意〉
添付ファイルの取り扱いで注意したいのは、
｢ファイルサイズ｣と｢ファイル形式｣の2点です。
相手の環境によって受け取れるファイルサイズの設定は異なります。

ファイルサイズの合計が2MBを超える場合は、
相手にあらかじめ送受信できるファイルサイズを聞いておきましょう。
相手がファイルに対応したアプリケーションを持っていない場合には、
受信しても添付ファイルを開くことができません。
図面や動画などのファイルについては、前もって相手に確認可能か聞いておきましょう。

4.宛名

〈宛名は「会社名＋部署名＋氏名＋様」とするのが基本〉
相手の顔が見えないメールだからこそ、より丁寧な対応が求められます。
宛名はその代表格で、相手の氏名を絶対に間違えないのが基本です！
社外宛メールと社内宛メール、Ccを使う場合をそれぞれ確認しておきましょう💡

◇社外宛メールの場合
社外宛メールの宛名は「会社名＋部署名＋氏名＋様」とするのが基本です。
会社名は（株）（有）などと略さず、
「株式会社」「有限会社」と書きましょう。
法人格を略さない方が丁寧な印象を与えます。

◇社内宛メールの場合
社内宛メールの場合は「部署名＋氏名＋様」と書きましょう。
親しい場合は、「様」を「さん」に変えてもいいでしょう。

◇Ccを使う場合
Ccを使用していることを強調する場合、
（）を使って宛名の下に書き添えます。
そもそもの目的が情報共有で、大人数をCcに含めている場合には書き出す必要はありません。

5.挨拶と名乗り

〈挨拶と名乗りを入れる〉
宛名の次は、挨拶と名乗りです。
挨拶は相手との関係や状況に応じて変えます。
どんなときも気持ちよい挨拶を心がけましょう。
社外メールでの名乗りは宛名と同様「会社名＋部署名＋氏名」とするのが基本です。
社内メールの場合は「部署名＋名字」とします。

【挨拶例】
○いつもお世話になっております
○お忙しいところ失礼いたします

6.要旨と詳細

〈要旨を先に伝え、その後に詳細を書く〉
ビジネスメールでは、まず要旨を先に伝え、その後に詳細を続けます。
いつまでたっても結論がわからないメールは、
相手にストレスを与えてしまいますので、注意が必要です。

反対に、最初に要旨を伝えることでメールの目的が明確になり、相手が内容を理解しやすくなります。
また、見やすいレイアウトも重要です。
20～30文字で改行を入れ、
段落と段落の間を空白で区切りましょう。
情報量が多い場合は、箇条書きで情報を整理すると見やすくなります。

7.結びの挨拶

〈結びの挨拶で締める〉
メールの結びは挨拶で締めます。
挨拶に始まり挨拶に終わるのが、ビジネスメールのマナーです。
結びの挨拶で念押しや心遣いをすることもできます。
気持ちよい挨拶をする人だと思ってもらえるよう、挨拶を欠かさないようにしましょう。

【挨拶例】
○何卒よろしくお願い致します
○引き続きどうぞよろしくお願い致します
○ ご多忙と存じますが、くれぐれもご自愛ください

8.署名

〈メールには必ず署名を付ける〉
メールの署名とは、自分の氏名や所属、電話番号などの連絡先情報を記したものです。
本文の最後に付けるのがマナーです。
具体的には「会社名」「部署名」「氏名（読み仮名）」「電話番号」「FAX番号」「郵便番号・住所」「メールアドレス」「会社WebサイトへのURL」が挙げられます。
名刺と同程度の情報を載せておけば、
面識のない相手にも連絡先を知らせることができます。
最近では、担当や役職、部署異動などが頻繁に起こることもあるため、
以前に交換した名刺より署名の方が新しくて確実だといえるでしょう。

9.返信・転送

〈返信・転送のマナーを守る〉
メールを受信した場合、その後の対応には「返信」「全員に返信」「転送」の3つがあります。

【返信】
受信したメールの送り主だけに送信すること

【全員に返信】
送り主をToとして、Ccに入っていた人がそのままCcに入る

【転送】
そのメールを受信していない人にメールを送ること

返信の場合には、件名に「Re:」が付き、
転送の場合には「Fw:」「Fwd:」などが付くので、返信や転送だとわかります。
転送の場合には、メールを転送する理由を明記した上で元のメールを編集せずにそのまま送ります。
それぞれの機能を理解して正しく使いましょう！